Ihr Patient schreibt auf WhatsApp. Der Termin landet in Ihrem Kalender.
Ein KI-Terminsystem für Praxen. Der Assistent spricht mit dem Patienten in dessen Sprache, liest freie Zeiten aus Ihrem Kalender, bucht den Termin und erinnert daran. Nach der OP sprechen Sie, und Ihre Notiz entsteht.
- Kostenlose Beta, keine Kreditkarte
- Patientenidentität erreicht die KI nie
- Keine Installation, läuft im Browser
- Daten jeder Praxis sind isoliert
Der Weg eines Termins, von Anfang bis Ende
Von der ersten Nachricht des Patienten bis zum PDF der Notiz — Schritt für Schritt. Rechts steht jeweils das technische Detail.
- 01
Der Patient schreibt an die Praxisnummer
Die Nachricht kommt über WhatsApp. Der Assistent erkennt die Sprache und ordnet die Nummer einer vorhandenen Patientenakte zu; ist sie neu, fragt er nach dem Namen und legt die Akte an. Niemand muss ans Telefon.
Meta WhatsApp Cloud API oder Badex-Leitung · Chat rund um die Uhr · Zuordnung über die letzten zehn Ziffern
- 02
Der Assistent liest den Kalender, statt zu raten
Während er Arzt, Leistung und Tag erfragt, liest er Ihre Wochenzeiten, Ihre Sperrtage und die belegten Zeiten. An einem gesperrten OP-Tag bietet er nichts an und erfindet nie einen freien Platz.
Freie Zeiten = Arbeitsfenster − Sperrzeit − bestehende Termine · Standardintervall 15 Minuten
- 03
Der Termin wird direkt in den Kalender geschrieben
Wählt der Patient eine Zeit, entsteht der Termin genau auf dem Weg, den Sie im Panel nutzen. Er erscheint mit WhatsApp-Kennzeichnung; Leistungen mit Anzahlung starten als offen und verfallen selbsttätig.
Überschneidungen blockiert eine Datenbanksperre · zwei Kanäle können dieselbe Zeit nicht belegen · Eintrag im Protokoll
- 04
Erinnerung raus, freie Plätze genutzt
Am Vortag geht genau eine Erinnerung raus, ohne Wiederholung. Sagt der Patient ab, wird der frei gewordene Platz automatisch dem nächsten auf der Warteliste angeboten.
Erinnerung zwischen 17:00 und 20:00 Praxiszeit · nicht bei Buchungen am selben Tag oder spät abends
- 05
Untersuchung, dann die Notiz per Sprache
Kommt der Patient, zeigt seine Karte bereits frühere Termine, Notizen und vorherige Operationen. Nach OP oder Sprechstunde sprechen Sie ins Telefon; die Aufnahme wird transkribiert, in die Vorlage Ihres Fachgebiets übernommen, unsichere Felder markiert. Sie geben frei.
Freigegebene Notiz wird gesperrt (SHA-256) und als PDF erzeugt · Ergänzungen als Nachtrag · Patientenidentität erreicht die KI nie
Vier Aufgaben der Praxis, in einem System
Ein KI-Assistent auf WhatsApp
Der Patient schreibt an die Praxisnummer. Der Assistent fragt Arzt, Tag und Uhrzeit, prüft Arbeitszeiten und Sperrtage und bucht einen überschneidungsfreien Termin direkt in den Kalender. Absagen und „meine Termine“ laufen im selben Chat.
- Funktioniert auch um Mitternacht, niemand muss ans Telefon
- Arbeitszeiten, OP-Tage und belegte Zeiten binden den Assistenten
- Sendet die Erinnerung am Vortag in Ihrem Namen
- Das Team übernimmt per Klick und gibt danach zurück
Ein Kalender, der zum Praxisalltag passt
Tages-, Wochen- und Monatsansicht, eine Spalte je Arzt. Termine liegen im 15-Minuten-Raster, lassen sich ziehen, Überschneidungen blockiert der Server. Sperren Sie einen OP-Tag, vergibt der Assistent dort keine Zeiten.
- 15-Minuten-Intervall, je Praxis änderbar
- Termine aus WhatsApp sind markiert
- Termine mit offener Anzahlung in eigener Farbe
- Bei Absage geht der Platz an die Warteliste
OP- und Untersuchungsberichte — per Sprache
Sprechen Sie direkt nach der OP. Die Aufnahme wird transkribiert und in die Vorlage Ihres Fachgebiets übernommen: Eingriff, Seite, Implantate, Komplikation, Postop-Plan. Unsichere Felder markiert die KI in Gelb; Sie geben frei.
- Unsichere Felder markiert, nichts wird blind gespeichert
- Nach Freigabe gesperrt und als PDF erzeugt; Ergänzungen als Nachtrag
- Name und Ausweisnummer erreichen die KI nie
- Aufnahmen werden nach der von Ihnen gesetzten Frist gelöscht
Auf dem Handy, ein Tipp nach der OP
Auf iPhone oder Android zum Startbildschirm hinzufügen; kein Store-Download. Mikrofon in der unteren Leiste antippen, Patient wählen, sprechen. Währenddessen bleiben frühere OPs, Implantate und Medikamente sichtbar.
- Patient wählen, aufnehmen, Notiz fertig
- Historie: frühere OPs, Implantate, nächster Termin
- Kalender, Patienten und WhatsApp in der Tasche
Das ganze Panel in sechs Sprachen
Die sechs Bilder unten zeigen verschiedene Bildschirme des Panels, jeweils in einer anderen Sprache. Alles ist übersetzt, von Menü und Datumsformat bis zu Statuskennzeichen und PDF; Arabisch läuft von rechts nach links. In welcher Sprache Ihr Patient schreibt, in der antwortet der Assistent.
Screenshots stammen aus der Demo-Praxis und enthalten keine echten Patientendaten.
Patientendaten bleiben in Ihrer Praxis.
Das ist die erste Frage bei jeder Software. Hier die schlichte Antwort: was nie hinausgeht — und jede einzelne Sache, die es tut.
Verlässt die Praxis nie
- Name, Ausweisnummer und Telefonnummer gehen nie an die KI; im Text steht [PATIENT] statt des Namens.
- Die Notiz selbst wird an keinen Dritten weitergegeben.
- Sprachaufnahmen bleiben nicht unbegrenzt; sie werden nach den von Ihnen gesetzten Tagen gelöscht.
- Keine andere Praxis sieht Ihre Daten — die Trennung erzwingt die Datenbank, nicht der Anwendungscode.
- Im Panel gibt es keinen Werbe- oder Analysecode; der existiert nur auf dieser Marketingseite.
Was hinausgeht, ist gezählt und protokolliert
- Anonymisierter Notiztext → KI-Anbieter (Identifikatoren entfernt; bei Durchrutschern wird der Aufruf abgebrochen).
- Telefonnummer und Nachrichteninhalt → Ihr WhatsApp-Anbieter.
- Terminzeit und -code → Google Kalender (optional; der Patientenname ist eine eigene, standardmäßig ausgeschaltete Einstellung).
- E-Mail-Adresse → Einladungen und Passwort-Zurücksetzungen.
Jeder Kanal ins Ausland ist im Panel mit Empfänger und Datenart verzeichnet.
- Trennung in der Datenbank
- Jede Abfrage ist an eine Praxis-ID gebunden; die Regel erzwingt die Datenbank, nicht der Code.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Für alle Nutzer verfügbar, für das Plattform-Adminkonto verpflichtend.
- Zugriffsprotokoll
- Welcher Nutzer welche Patientenakte wann geöffnet hat — alles wird festgehalten.
- Verschlüsselte Geheimnisse
- Ausweisnummern, API-Schlüssel und 2FA-Geheimnisse werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert.
- Ärztliche Freigabe zwingend
- Keine KI-Notiz wird ohne ärztliche Freigabe endgültig; das lässt sich nicht abschalten.
- Aufbewahrungsfristen
- Ihre Praxis legt fest, wie lange Aufnahmen leben; abgelaufene löscht das System selbst.
Zugriffsprotokoll, Aufbewahrungsfristen und Zweckbindung sind im Produkt angelegt. Die rechtliche Verantwortung für die Einhaltung bleibt bei der Praxis; Klinota erzeugt die nötigen Nachweise und zeigt sie Ihnen.
Technische Daten
- Terminintervall
- 15 Minuten; je Praxis zwischen 5 und 240 Minuten einstellbar
- Arbeitszeiten
- Wochenzeiten je Arzt, Pausen, Urlaub und OP-Tage
- WhatsApp-Anbindung
- Meta WhatsApp Cloud API oder Badex-Leitung
- Sprachen des Assistenten
- Türkisch, Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Arabisch (rechts nach links)
- Erinnerung
- Eine Nachricht am Vortag, zwischen 17:00 und 20:00 Praxiszeit
- Sprachnotizen
- Aufnahme in Teilen, Fachvorlage, Markierung unsicherer Felder, Sperre, PDF
- Fachgebiete
- Orthopädie und Zahnmedizin fertig; neue Fachgebiete kommen als Vorlagen- und Wörterbuchdaten
- Kalendersynchronisation
- Google Kalender, einseitig; der Patientenname ist eine eigene, standardmäßig ausgeschaltete Einstellung
- Datentrennung
- PostgreSQL Row-Level Security, erzwungen; die Regel liegt nicht im Anwendungscode
- Verschlüsselung
- AES-256-GCM: Ausweisnummern, API-Schlüssel und Zwei-Faktor-Geheimnisse
- Authentifizierung
- Passwort + TOTP; für das Plattform-Adminkonto verpflichtend
- Protokolle
- Zugriffsprotokoll auf Patientenakten; abgelehnte Rechte und Adminaktionen im Audit-Trail
- Installation
- Keine. Läuft im Browser; mobil zum Startbildschirm hinzufügen, kein Store-Download
- Hosting
- Türkei
- e-Nabız / MBYS
- Warteschlange und Feldprüfung bereit; offizielle Integrationsunterlage steht aus
Einfache Preise
In der Beta-Phase sind alle Pläne kostenlos. Preise folgen in Kürze.
Starter
Einzelpraxis, Basismodule
- Kalender + Patientenakte
- Sprachnotizen (monatliches Kontingent)
- Kasse
- 1 Benutzer
Pro
Klinik + WhatsApp-Bot
- Alles aus Starter
- WhatsApp-Terminassistent
- Fachrichtungs-Widgets
- 5 Benutzer
Clinic
Kliniken mit mehreren Ärzten
- Alles aus Pro
- Hohes KI-Kontingent
- Google Kalender-Synchronisierung
- Unbegrenzte Benutzer
Häufige Fragen
Wo werden Patientendaten gespeichert?
Ihre Daten gehören Ihnen und werden klinikspezifisch isoliert gespeichert. Jeder Kanal ins Ausland (KI, WhatsApp, E-Mail) wird protokolliert; die Patientenidentität wird anonymisiert, bevor etwas den KI-Dienst erreicht.
Welche Fachrichtungen werden unterstützt?
Die erste Version kommt mit fertigen Vorlagen für Orthopädie und Zahnmedizin. Die Architektur ist fachrichtungsunabhängig: Vorlagen, Glossare und Widgets werden für jede Fachrichtung als Daten hinzugefügt.
Was brauche ich für WhatsApp?
Eine Geschäftsnummer über die Meta WhatsApp Cloud API oder die Badex-WhatsApp-Plattform. Die Einrichtung erfolgt im Panel; der KI-Assistent liest freie Zeiten aus dem Klinota-Kalender und bucht direkt.
Brauche ich für Sprachnotizen mehr als ein Mikrofon?
Nein. Sie nehmen im Browser auf; der Upload in Teilstücken funktioniert auch bei langen Aufnahmen. iPad und Tablets werden unterstützt.
Kann ich meine Daten exportieren?
Ja. Der Klinikinhaber kann Patienten- und Notizdaten exportieren; wenn Sie Ihr Konto schließen, werden die Daten auf Ihren Wunsch gelöscht.
Kann ich es auf dem Handy nutzen?
Ja. Auf iPhone und Android öffnet „Zum Home-Bildschirm“ Klinota wie eine App; kein Store-Download. Ein großes Mikrofon in der unteren Leiste startet die schnelle Sprachnotiz nach der OP.
Wie funktionieren Erinnerungen?
Eine WhatsApp-Nachricht am Vortag zwischen 17:00 und 20:00 Praxiszeit. Termine am selben Tag oder spät abends gebucht erhalten keine Erinnerung; die Bestätigung genügt.
Gibt es eine Google-Kalender-Anbindung?
Ja, im Clinic-Plan. Klinota-Termine werden sofort in Ihren Google Kalender geschrieben (einseitig). Ohne Patientennamen; nur Code, Arzt und Uhrzeit.
In die Warteliste eintragen
Beta-Einladungen werden der Reihe nach verschickt. Kein Spam.